Les lois de la gestion du temps

Helloooooo,

Nous sommes jeudi, J+17, J-13, et c'est le module "le coin des neurosciences". Nous allons aborder les lois les plus connues de la gestion du temps.

"Le génie c’est 5% d’inspiration et 95% de transpiration" - Thomas Edison

"La réussite c’est 80% de psychologie et 20% de stratégie" - Tony Robbins

A quoi servent ces lois ? D'une part à mieux comprendre comment notre cerveau fonctionne bien sûr. Mais aussi à installer un cadre de travail adapté à un travail productif.

Regardons ces lois et ce qu'elles impliquent.

Regardons d'abord toutes les 4 lois qui concernent l'importance du FOCUS.

• 1- Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : tu respecteras tes rythmes biologiques

Hermann Swoboda, Wilhem Fliess et Alfred Teltscher sont les 3 découvreurs des rythmes biologiques et de leurs implications dans notre vie de tous les jours. Car nous vivons tous selon un rythme biologique. Ou plutôt aux rythmes de notre environnement, de la planète, de notre corps, de notre cerveau. Et il est essentiel de les connaître, de se connaître, pour déterminer ses périodes d’activité optimales. Quelques questions pour toi :

=> Sais-tu quand tu es au maximum de ta productivité ?

=> Combien de minutes dure ton cycle de sommeil ? De travail ?

=> Quels sont les impacts de la faim et du sommeil sur ton activité ?

• 2- Loi de Laborit (priorité à l’effort) : tu commenceras par le plus difficile

Tu te souviens de ton amie la grenouille que tu avales dès le petit-déjeuner ? Elle a dû avoir vent de la loi de Henri Laborit (1914-1995). Selon ce célèbre chirurgien et biologiste, le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir. Au travail nous avons tendance par instinct à « chercher la satisfaction immédiate » et à « fuir le stress ». On l'a vu quand on a évoqué le cerveau reptilien et la procrastination, tu sais, notre copain le singe de Tim Urban). Elle est également appelé « loi du moindre effort »,

Ceci explique la grenouille !

=> Quand tu arrives au travail le matin, mets-toi tout de suite sur la tâche la plus difficile à accomplir. Eat the frog.

• 3- Loi d’Illich (contre-productivité) : tu feras des pauses

Ivan Illich, penseur écolo autrichien, ex-curé et universitaire polyglotte. (1929-2002), a énoncé la loi du rendement décroissant au travail : "Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative".

Sache que la durée de concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes. Prendre une pause est souvent la meilleure solution, mais on peut aussi changer d’activité.

La Méthode Pomodoro exploite pleinement ce principe, avec sa période d’activité fixe de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes.

=> il faut faire des pauses au travail pour être plus productif, rien ne sert de travailler plus. Respecter des cycles de 90 minutes maximum.

=> Essaie Pomodoro : 3 sessions de 25 mn de travail plus 5 mn de pause puis 15 mn de pause

• Loi de Carlson : tu limiteras les interruptions

Sune Carlson, économiste suédois (1909-1999) théorisa dans les années 1950 la loi des séquences homogènes, selon laquelle « une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois« .

Le cerveau fonctionne un peu comme la mémoire vive (RAM) d’un ordinateur : quand on démarre une nouvelle tâche, on y charge les données nécessaires à son exécution. Si on est interrompu au beau milieu, c’est comme un reboot : la RAM est effacée ! Nous devons donc recharger en partie ou en totalité les données oubliées, entraînant une perte de temps et de concentration.

Selon les études, j'ai lu qu'on mettait 3, 10 voire 25 mn à atteindre la concentration optimale.

=> regroupe les tâches de même nature et fais-les à la suite,

=> protège-toi des » mangeurs de temps » (les distractions qui morcellent le travail)

ESPACE ET TEMPS

• Loi de Douglas (dilatation dans l’espace) : tu rangeras ton bureau

C’est l’équivalent pour l’espace de la Loi de Parkinson pour le temps : la nature ayant horreur du vide, "dossiers et documents s’accumulent jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles".

=>  Trie tes documents, range ton bureau, classe tes e-mails, ne te laissez pas déborder par les piles de papier (et les Post-it). 

=> N’hésite pas à jeter tout ce qui ne sert pas !

=> Laisse ton espace de travail propre et net à chaque fin de journée.

• Loi de Fraisse (ou de perception du temps) : tu regarderas ta montre… ou pas

Créateur de la chronopsychologie, Paul Fraisse a écrit : « La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours. » Autrement dit, plus une activité nous intéresse, plus elle paraît brève ; plus elle nous déplaît, plus le temps nous paraît long.

=> Alterne les tâches plaisantes, neutres et déplaisantes, et attribue-leur des durées fixes afin d’éviter les débordements.

PLANIFICATION

• Loi de l’Ecclésiaste : tu sauras que chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose

Dans l’un des livres de l’Ancien testament, L’Ecclésiaste, il est dit : « Il y a temps pour tout, et chaque chose sous le ciel a son heure« .

=> Ne fais pas plusieurs choses à la fois

=> Planifie

• Loi de Taylor : tu ordonnanceras tes tâches rationnellement

« L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. » C’est ainsi que le célèbre Frederick Winslow Taylor a prôné la décomposition et l’ordonnancement rationnel des tâches, en vue de l’optimisation du temps de travail.

=> Quand tu prévois ta journée, prends le temps de la réflexion sur l'ordre des tâches que tu vas accomplir.

• Loi de Parkinson (dilatation dans le temps) : tu te fixeras des délais courts

Selon Cyril Northcote Parkinson, « tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible« . Autrement dit, tu finiras dans le temps imparti au départ.

Si le délai est court, ton cerveau fera tout pour accélérer le travail, raccourcir chaque opération, éliminer les temps morts, etc. A l’inverse, si la durée prévue est longue, il prendra ses aises, fera des digressions, etc.

Autre conséquence : à la fin d’une période fixe (timebox), la pression se faisant plus forte, on se remet à agir plus vite afin de « terminer à temps ».

=> Définis toujours une échéance, idéalement plus serrée que prévu au départ, quitte à la « rallonger » si tu constates au final qu’elle est trop proche.

• Loi de Pareto (ou du 20/80) : tu te focaliseras sur l’essentiel

Savez-vous que, très souvent, 20% du travail produit déjà 80% des résultats ? Et qu’à l’inverse, 80% du temps est consommé par 20% des tâches les moins productives ? Etc. (Le principe de l’économiste italien Vilfredo Pareto a été décliné à toutes les sauces !)

=> Cessez d’être perfectionniste pour toutes les tâches qui ne le justifient pas, et économisez immédiatement 80% de votre productivité. Travaillez sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée, et déléguez les autres.

• Loi de Hofstadter. (ou de glissement de planning) 

Pour Douglas Richard Hofstadter, universitaire américain né en 1945 la  spécifie que chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ.

=> Il est donc indispensable de planifier, de toujours prévoir de la marge pour les imprévus, et d’avoir un plan B (voire C) en cas de risque !

• Loi de Murphy (ou de l’emmerdement maximum) : tu évalueras les risques et prévoiras de la marge

L’américain Edward Murphy, ingénieur aérospatial américain (1918-1990) déclarait que "tout ce qui est susceptible de mal tourner a de fortes chances de mal tourner" : la tartine tombe toujours du mauvais côté.

=> Prie pour que les emm... n'arrivent pas

CELEBRER

• Loi de Kotter : tu agiras avec célérité et célébreras chaque petite victoire

Pour le spécialiste du leadership et du changement John Kotter, « les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats« .

=> Il faut donc agir vite, quitte à créer un sentiment d’urgence, et célébrer les petites victoires, pas à pas, jusqu’à la victoire finale !

A toutes ces lois, j'ajouterai quelques lois express, plus connues sous formes de phrases :

• "A chaque jour suffit sa peine"
• "Un objectif est un rêve avec une échéance"
• "Il ne faut pas confondre vitesse et précipitation"
• "Se visualiser comme ayant réussi augmente les chances de réussir"

ACTION : GO, GO, GO

=> Essaie d'intégrer ces lois et de les repérer quand elles se présentent à toi. Tu peux aussi imprimer cette image avec les règles principales à retenir.